Le rôle du client

En gros, le rôle du client pendant la construction est triple :

  • S’assurer que chacun est payé
  • Prendre des décisions et  gérer le changement
  • Communiquer avec les parties prenantes internes et externes au sujet de l’avancement du projet

Même si la responsabilité principale de l’avancement du projet a été confiée à l’équipe de conception et de construction, la responsabilité ultime des décisions critiques vous revient néanmoins à vous, le client.

La gestion du changement

N’essayez pas de changer le design pendant la construction

De nouvelles demandes, idées et modifications de la part du client pendant la construction peuvent être des sources de frustration et accroître le coût ou la durée du projet. Même s’il est évident qu’un élément pourrait être amélioré, n’envisagez de changements pendant la construction que si les conséquences sur le coût et le calendrier sont clairement comprises et approuvées par toutes les parties. Même des changements mineurs en apparence peuvent exiger des travaux de reconception ou de reconstruction significatifs.

ADDcircleRéagissez rapidement et stratégiquement aux changements nécessitant une prise de décision

Certains changements seront requis pendant la construction en réponse à des conditions imprévues, à des problèmes de constructibilité ou d’approvisionnement ou à des contraintes de temps. L’équipe de conception et de construction attendra de vous des décisions importantes tout au long de la phase de construction, qui devront souvent être prises très rapidement.

Vos consultants vous aideront à saisir les implications pour le coût et le calendrier du projet, mais vous seul pouvez déterminer les conséquences d’une décision touchant la construction sur le concept et la mission du projet. Du début à la fin de la construction, référez-vous constamment au concept du projet et utilisez-le comme outil de décision – il en résultera un leadership cohérent, une prise de décision transparente et un produit final plus réussi.

Communication

Simultanément, vous devrez gérer les communications de votre organisation au sujet du projet avec :

  • Le personnel
  • Le public
  • Les donateurs
  • Les autorités en place
  • Votre communauté

De même, vous devez vous attendre à des communications régulières de la part de l’équipe de conception et de construction au sujet de l’avancement des travaux. Des rencontres régulières devraient avoir lieu tout au long du processus, et vous devriez vous tenir au courant du calendrier du projet et de tout retard anticipé, et faire en sorte que les personnes susceptibles d’être affectées soient informées. De plus, si la première d’un spectacle ou d’autres engagements artistiques dépendent de l’achèvement du projet, prévoyez de généreuses marges de manœuvre pour éviter les conflits.

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