Équipe de planification interne
Tôt dans la phase Concept du projet, vous voudrez réunir une équipe de planification interne composée d’un petit groupe de personnes au sein de votre organisation qui orienteront la prise de décisions du début à la fin du projet. Les dirigeants du personnel et du conseil d’administration doivent comprendre et s’entendre sur le concept du projet, ou être d’accord pour le revoir jusqu’à l’atteinte d’un consensus.
Ce groupe inclura, au minimum:
- Un (plusieurs) représentant(s) du personnel de direction
- Les dirigeants du conseil d’administration
Et souvent :
- Des membres du conseil possédant les compétences pertinentes
- Des membres du personnel de l’installation
- Des représentants de services clés de l’organisation.
Cette équipe devrait faire rapport périodiquement à l’ensemble du conseil d’administration et bâtir un consensus autour des objectifs acceptés par tous.
L’équipe de planification sera également responsable d’obtenir des fonds pour embaucher des consultants externes pour aider à compléter la phase Concept et Faisabilité.
Consultants externes
Les projets offrant de multiples options auront un impact sur vos opérations courantes, ou bien ils exigeront une collecte de fonds au-delà de votre portée habituelle, nécessiteront une équipe de consultants possédant des compétences spécialisées – habituellement dans la gestion des arts et de la culture, ainsi que pour organiser des campagnes de collecte de fonds et dans la planification de projets.
Choisir des consultants peut se révéler une tâche ardue. Si vous ne savez trop par où commencer, repérez d’autres organisations artistiques de même catégorie qui ont lancé des projets d’installations récemment. Interrogez-les sur leurs expériences, essayez de savoir s’ils ont travaillé avec des équipes de consultants et de découvrir s’il y a des choses qu’ils font de manière différente.
Les associations culturelles et les organismes de service (comme Arts Build Ontario) constituent également de bonnes sources de recommandations. Peut-être voudrez-vous aussi passer en revue les ressources en rapport avec la création d’appels de propositions et la sélection d’équipes de conception, dont vous trouverez la description ici dans Planifiez Construisez.
