Passer d’un agenda ou calendrier papier à un calendrier en ligne représente tout un changement, mais les avantages sont nombreux. Nous vous recommandons d’utiliser Google Agenda : il est gratuit et compatible tant avec les téléphones intelligents qu’avec SpaceFinder! Certains des sites les plus grands et les plus prestigieux utilisent Google Agenda pour gérer leurs locations. Nul besoin de vous doter d’un logiciel sur mesure.
Voici quelques éléments à considérer si vous décidez de faire la transition
Commencez par en discuter ouvertement avec votre personnel. Posez-vous les questions suivantes :
- Devons-nous souvent répondre à un locataire potentiel que l’espace qu’il visait n’est pas disponible?
- Combien de courriels sont échangés pour régler les questions de disponibilité?
- Arrive-t-il souvent que l’espace ne soit pas loué?
- La gestion des locations est-elle être assurée par plusieurs employés qui doivent se coordonner?
- Le poste de gestionnaire change-t-il souvent de titulaire?
- Nos employés seraient-ils à l’aise de travailler avec un calendrier en ligne?
- À quelle fréquence constatons-nous qu’il y a eu des réservations en double ou de la confusion concernant les heures de location?
- Quel est notre budget de marketing pour attirer de nouveaux locataires?
- En quoi le fait de diffuser nos disponibilités à l’externe de manière transparente pourra-t-il nous aider à attirer des locataires?
- En quoi le fait de diffuser nos disponibilités à l’interne de manière transparente pourra-t-il nous aider à travailler ensemble?
Créez un compte Google Agenda et appliquez les conseils suivants :
- Créez un agenda pour chacun des espaces à louer de votre site.
- Donnez un titre clair à chaque agenda (sans abréviations, ce qui facilitera le suivi).
- Réfléchissez à la manière d’utiliser le plus efficacement possible le code de couleurs de l’outil.
- Créez des événements fictifs dans votre calendrier pour faire des essais et apprendre le fonctionnement du programme AVANT de transférer toutes vos réservations sur papier dans Google.
- Demandez-vous qui aura la permission de modifier le calendrier et qui ne pourra que le consulter, puis partagez-le en conséquence.
Enfin, quelques mots d’encouragement… YouTube regorge de tutoriels pratiques expliquant le fonctionnement de Google Agenda, alors nous n’allons pas faire le perroquet. Le programme SpaceFinder de Fractured Atlas a aidé des centaines de locateurs à promouvoir leurs espaces. Nous avons même aidé des groupes confessionnels à délaisser les agendas papier pour adopter Google Agenda, ce qui leur a permis d’accroître leurs réservations sur SpaceFinder de 50 %. Sans dire que c’est facile (aucun changement ne se fait complètement sans heurts), nous pouvons affirmer que cette transition change véritablement la donne et nous vous encourageons à faire le saut. Bonne chance!
Fini le chaos des agendas papier. Adoptez la transparence du numérique!
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