Where are We Now and Where are We Going?

In this round table discussion, facilitated by Alex Glass from ArtsBuild Ontario (ABO) and Kim Fullerton of Akimbo Art Promotions and Access Visual Art, our aim will be to foster conversation among participants to explore how accessibility and inclusion are addressed in Waterloo Region’s creative spaces.

The session will begin with a presentation from Alex Glass and Kim Fullerton on what it means to go beyond compliance toward a greater inclusivity, a review of accessibility projects completed by creative spaces and on funding opportunities. Then the session will move into a group discussion around the following questions:

• What are the knowledge gaps we experience around accessibility and inclusivity?
• What have been your successes and challenges in complying with the AODA?
• What projects and programs have you implemented to make your space more accessible and inclusive?
• What are our next steps in the local arts sector to make our spaces more accessible and inclusive? What do we call on as resources and ideas?

The goal of this discussion will be for participants to learn from one another and see how creative spaces in Waterloo Region can collectively continue to make their spaces and programs accessible to all. ABO will capture resources (such as toolkits and examples) and ideas shared throughout the discussion to disseminate to participants following the session.

Cost | FREE!
Date | November 13, 2018
Time | 2:00 PM – 4:00 PM EST
Location | Visitor & Heritage Information Centre 

REGISTER HERE: https://www.eventbrite.ca/e/accessibility-in-waterloo-regions-creative-spaces-where-are-we-now-and-where-are-we-going-tickets-34829729659

We would like to thank the City of Waterloo, City of Kitchener, City of Cambridge and Region of Waterloo for supporting this event. 

En tant que locateur, si vous avez activé la fonction de demandes de location, vous pouvez exporter les informations de paiement lorsque des frais sont imputés ou remboursés sur la carte d’un locataire et lorsque des fonds sont transférés dans votre compte bancaire.

Voici comment exporter le contenu des demandes de location

1. Ouvrez une session dans SpaceFinder.
2. Consultez votre tableau de bord.
3. Cliquez sur « Paiements ».
4. Triez les paiements par date.
5. Cliquez sur « Consulter » pour charger les données.
6. Cliquez ensuite sur « Exporter ».
7. Un fichier CSV sera envoyé par courriel à l’adresse avec laquelle vous vous êtes connecté.

(exemple en anglais seulement)

Le fichier CSV sera divisé en deux sections.

Section des paiements

Le premier tableau détaille la date et le montant des transferts de fonds dans votre compte bancaire.

Ce tableau comporte les colonnes suivantes :

• La date à laquelle le paiement a été initié.
• Le compte bancaire dans lequel les fonds sont transférés.
• Le montant total du règlement.
• Un lien qui permet de voir toutes les transactions en lien avec une location, de même qu’une ventilation du total brut excluant les frais de service et les frais imposés aux marchands.

Section des transactions

Le fichier CSV inclut également toutes les transactions (frais et remboursements distincts imputés à des cartes de crédit) pour la période spécifiée.

Ce tableau comprend :

• La date de la transaction (c’est-à-dire le moment où les frais sont imputés, ce qui n’est pas nécessairement la date de la location)
• Le nom du client
• L’espace loué par le client
• Le montant de la location
• Le type de transaction effectué (achat ou remboursement)
• Un lien vers le relevé de transaction

Articles complémentaires

• Caractéristiques et avantages du formulaire de demande de location

Un rappel automatique est envoyé par courriel aux locataires 12 heures avant le début de leur période de location.

Les locataires ont des millions de choses à penser et, souvent, de multiples espaces en location à gérer. En plus de les aider à rester bien organisés, ce petit courriel sympathique sert à leur rappeler votre politique de location.

Le rappel automatique comprend la date et l’heure du début de la période de location, un lien Google Maps interactif affichant les coordonnées de l’espace et l’itinéraire pour s’y rendre, ainsi que votre politique de location et d’annulation.

Objet : La date de votre réservation à [nom de l’organisation] approche!

(Exemple en anglais seulement)

Vous trouverez ci-dessous les différents modèles de courriels envoyés aux locataires potentiels qui font une demande de location de votre espace (aperçu de la présentation sur un appareil mobile et sur un ordinateur de bureau). En anglais seulement.

Confirmation d’envoi de la demande de location au locateur

Objet : Demande de location envoyée à [nom de l’organisation]

Confirmation de location

Lorsqu’un administrateur approuve une demande de location en attente, le courriel qui suit est envoyé à l’adresse électronique fournie par le locataire potentiel (Exemple en anglais seulement) :

Objet : Demande de location à [nom_de_l’organisation] acceptée

Demande de location refusée

Objet : Votre demande de location n’a pas été approuvée

Il s’agit du courriel envoyé lorsqu’une demande est refusée. (Exemple en anglais seulement)

Confirmation d’annulation d’une location

Objet : Réservation annulée

(Exemple en anglais seulement)

Qu’est-ce que l’outil de facturation des locataires?

L’outil de facturation des locataires permet de traiter facilement les paiements par carte de crédit, y compris par téléphone. Il fait partie des fonctionnalités optionnelles du moteur de réservation de SpaceFinder. Même si vous n’utilisez pas le système de réservation en ligne, vous pouvez, pour une gestion toute en souplesse de vos locations, recourir à l’outil de facturation.

Quels sont les avantages de l’outil de facturation des locataires?

Cet outil, qui intègre plusieurs fonctions, vous permet de traiter les paiements, d’envoyer des reçus par courriel, de conserver un historique de vos transactions, d’envoyer un courriel de rappel automatique aux locataires et d’émettre un remboursement.

(exemple en anglais seulement)

Quels sont les frais de traitement des paiements par carte de crédit?

Afin que SpaceFinder demeure gratuit pour la recherche et l’annonce d’espaces à louer, nous exigeons les frais minimes suivants pour le traitement des paiements par carte de crédit à l’aide notre système de réservation en ligne :

• 1,5 % du montant de la location va à Fractured Atlas, qui redistribue ce montant à ses partenaires locaux pour maintenir les sites Web de SpaceFinder;

• 0,30 $ par transaction + 2,9 % du montant de la location sert au traitement du paiement par carte de crédit. C’est ce qu’il nous en coûte pour faire affaire avec notre fournisseur de services de paiement en ligne.

Il n’y a pas d’autres frais ni aucun paiement mensuel d’exigés. Mieux encore, il n’y a AUCUNS FRAIS POUR LES REMBOURSEMENTS (ce qui est particulièrement pratique pour ceux dont la politique d’annulation est plutôt accommodante).

Quelles fonctionnalités particulières offre l’outil de facturation?

L’outil de facturation des locataires a été créé spécifiquement pour la location d’espaces. Au moment de faire la transaction, vous pouvez préciser toutes les informations qui vous semblent nécessaires, y compris qui utilise votre espace, dans quel but, à quel moment et pour combien de temps. Vous pouvez aussi envoyer des rappels automatiques par courriel, même si les réservations ont été prises par téléphone. De plus, la catégorie « Autres » de l’outil de facturation vous permet de facturer des frais connexes liés à la location de l’espace, par exemple les services d’un accordeur de piano ou la location d’équipement.

Puisque l’outil de facturation n’est pas directement lié à vos annonces, vous avez la possibilité d’offrir des tarifs flexibles ou des rabais, ou encore de facturer des frais additionnels selon vos besoins.

Puis-je consulter mon historique de location?

Vous pouvez faire une recherche par date ou par nom dans l’historique de toutes vos transactions, qui est accessible à partir de votre tableau de bord. Les données consignées pour chaque transaction comprennent les données sur le locataire, les dates de location, le montant payé et le mode de paiement. Vous pouvez aussi accéder aux détails de chaque location, corriger l’information qui y est inscrite et émettre un remboursement partiel ou complet si nécessaire.

Vous pouvez enfin exporter une liste partielle ou totale de vos transactions en format CSV vers un autre logiciel de gestion des relations avec la clientèle (CRM).

(exemple en anglais seulement)